SISTEM KEARSIPAN

Konsep Sistem Kearsipan

• Sistem kearsipan adalah rangkaian subsistem secara keseluruhan dalam manajemen kearsipan, yang bekerja sama  untuk mencapai tujuan agar tertata.

• Manajemen kearsipan adalah merencanakan, mengorganisasi, melaksanakan, dan mengontrol siklus hidup arsip.

Macam sistem Kearsipan:

1.        Verbal: laporan secara lisan pada rapat umum

2.       Agenda: surat masuk dan surat keluar ditulis di buku agenda.

3.       Kaulbach: surat masuk dan surat keluar ditulis di kartu korespondensi.

4.      Tata naskah: sistem administrasi dalam menyusun data mengenai  segi tertentu ditulis secara kronologis  dalam semua berkas.

5.     Kearsipan Pola Baru: menggunakan kartu kendali, meliputi pengurusan surat, kode klasifikasi, indeks,  tunjuk silang, penataan berkas, temu balik arsip, dan penyusutan arsip.

6.   Kearsipan Nasional: membentuk pola hubungan berkelanjutan, pembercayaan masyarakat, alih media.

Sistem Pemberkasan (Filing Sistem)

(lihat pada life cycle)

Asas Pengorganisasian

(lihat pada life cycle)

Konsep prinsip kearsipan

1.         Asal usul (principle of provenance)

Tidak boleh dicampur harus diketahui asal usul.

2.       Aturan Asli (principal of original order)

Tetap mempertahankan aturan pemberkasan pada saat aktif.

Misal: sistem pemberkasan secara kronologis ketika inaktif juga harus kronologis.