PROSEDUR KEARSIPAN

A.   PROSEDUR PENCATATAN DAN PENDISTRIBUSIAN

1.      Prosedur Buku Agenda

      Buku agenda digunakan untuk sebagai alat bantu untuk mencari surat disimpan di file. Ada 3 jenis format buku agenda:

a.      Buku agenda tunggal                  : yaitu buku agenda yang memuat daftar surat masuk sekaligus surat keluar dalam suatu format.

b.      Buku agenda berpasangan         : yaitu buku agenda yang lembar kanan untuk surat masuk dan sebelah kiri untuk surat keluar.

c.       Buku agenda kembar                 : yaitu dengan menyediakan 2 buku, satu buku untuk surat masuk dan satu buku untuk surat keluar.

Apabila kita menggunakan buku agenda sebagai alat pencatatan, maka kita memerlukan Lembar Disposisi sebagai alat pengendalian dalam distribusi penyelesaian suatu dokumen.

 2.     Prosedur Kartu Kendali

Prosedur kartu kendali adalah prosedur pencatatan dan pengendalian surat sehingga surat dapat dikontrol sejak masuk sampai keluar.

      Prosedur pencatatan dan pendistribusian surat dengan mempergunakan kartu kendali, surat masuk-keluar digolongkan menjadi surat penting, biasa, dan rahasia.

a.      Surat penting dicatat dan dikendalikan dengan kartu kendali

b.      Surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa

c.       Surat rahasia dengan lembar pengantar surat rahasia

Penggunaan kartu kendali pada pencatatan dan pengendalian surat sesungguhnya adalah sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi. Dokumen yang masuk diisi dengan 3 lembar kartu kendali yang sama, dilakukan dengan karbon copy (NCR). Adapun fungsi ketiga lembar tersebut adalah:

a.    Lembar 1 (putih)   : disimpan bersama kartu-kartu kendali yang lain secara berurutan sehingga berfungsi sebagai buku agenda.

b.  Lembar 2 (biru) : disimpan dalam lemari arsip sehingga berfungsi sebagai pengganti arsip.

c.    Lembar 3 (merah): disimpan selama surat diproses oleh unit lain, setelah surat diproses, maka lembar ketiga itu bersama suratnya kemudian disimpan pada lemari arsip.

3.     Prosedur Tata Naskah

Tata naskah adalah suatu kegiatan administrasi di dalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas.