ARCHIEVE MANAGEMENT

Adalah operasional arsip statis yaitu melaksanakan fungsi-fungsi manajemen arsip statis (archieve management/archives administration)

Manajemen arsip statis meliputi:

1.         akusisi dan records appraisal

2.       description

3.       preventive conservation

4.       curative conservation

5.       information service (layanan informasi)

6.       sources publications

Tujuannya adalah menata, merawat, dan memelihara arsip-arsip statis untuk dapat ditemukan kembali dan memberikan layanan informasi pada pengguna arsip.

1.         Akusisi

§         Adalah upaya menambah dan mengembangkan koleksi khasanah arsip yang diterima melalui donasi, transfer, pembelian, dan peminjaman.

§         Masih aktif dilakukan

§         Bisa aktif dan pasif. Aktif jika proses dan prosedur penyusutan dari unit-unit kerja tidak berjalan sempurna. Pasif jika hanya terlibat dalam evaluasi pada arsip yang diserahkan pada unit kerja.

§         Unsur yang terpenting dalam akusisi adalah penilaian. Didasarkan pada nilai administrasi, keuangan, hukum, evidential (bukti), dan informasi.

§         Proses penilaian 2 tahap: tahap seleksi arsip dan penentuan penilaian arsip.

Tahap seleksi yaitu upaya identifikasi jenis-jenis arsip dan media arsip.

Tahap penilaian arsip: nilai evidential dan informasional

2.       Pengelolaan arsip

§         Melakukan inventarisasi arsip untuk membuat jalan masuk bagi temu balik.

§         Prinsip inventarisasi:

1.         Asal usul (principle of provenance)

Dikelola berdasarkan lembaga penciptanya.

2.       Aturan Asli (principal of original order)

Tetap mempertahankan aturan pemberkasan pada saat dinamis.

Misal: sistem pemberkasan secara kronologis ketika inaktif juga harus kronologis.

3.       Deskripsi

Dapat dilakukan untuk arsip yang lengkap dan tertata. Jika lepas dan tidak utuh dilakukan per lembar.

4.       Preservasi dan Konservasi

Tujuannya:

1. Menyelamatkan arsip statis baik penyelamatan fisik maupun informasi.
2. Upaya memperpanjang umur arsip.
3. Restorasi

§         Preservasi

a.      Membersihkan debu secara periodik.

b.      Fumigasi (pengasapan tujuannya untuk mencegah, mengobati, dan melestarikan bahan arsip).

c.        Deadifikasi kertas (menetralkan kertas dari asam [bahan penahan/buffer]).

§         Konservasi

a.      Tambal menyambung bahan arsip

b.      Laminasi

c.        Enkapulasi (bahan pelindung)

d.      Alih media

5.       Layanan

Layanan, penggunaan, tujuan akhir dari program informasional pengelolaan arsip statis. layanan pengguna: informasi, publikasi naskah sumber, dan program pendidikan.