KONSEP DAUR HIDUP ARSIP (Life Cycle of Records)

Records manajemen : records manager

Menurut (Robek dkk, 1987) aplikasi kontrol yang sistematis dan ilmiah terhadap informasi terekam yang dibutuhkan organisasi.

Pelaksanaan fungsi manajemen dalam rangka mengelola keseluruhan daur hidup arsip.

Adalah suatu sistem yang terdiri atas subsistem-subsistem :

1.      Tahap penciptaan (creations) lahirnya active records

a.      Manajemen formulir (Tata Naskah Dinas)
      Dirancang untuk pengumpulan dan distribusi secara efisien (Ricks, 1992:358). Fungsi tata naskah dinas:

• Instrumen penting organisasi dan transmisi data
• Pengumpulan dan pemindahan data
• Alat penting menciptakan dokumen

b.      Manajemen orespondensi (correspondence management, tata persuratan, mail handling) 
      Meliputi merancang, mengatur bentuk, sistematika, susunan, ukuran kualitas.

c.        Manajemen laporan, 
       Meliputi:

•  Menginformasikan fakta
• Naskah laporan: didistribusikan secara cepat dan tepat
• Memberi batas-batas  sistematis di dalam menyusun dan merancang suatu laporan: bahasa, materi, format.

2.       Penggunaan dan pemeliharaan (use and maintenance)

Meliputi:

Pengurusan surat (kegiatan menerima, pengarahan/penilaian, pencatatan).

Pengelolaan surat (distribusi informasi)

Sistem penyimpanan dan pemberkasan

Adalah kegiatan penataan berkas merupakan kegiatan yang bersifat mengatur, menyusun, dan menata semua jenis arsip dalam bentuk tatanan yang sistematis logis.

1. Sistem penyimpanan (storage)

• Asas sentralisasi (dipusatkan pada unit kerja)Diterapkan pada organisasi kecil. Unit Kearsipan → menerima awal surat.

• Asas desentralisasi (langsung ke unit pengolah)Unit pengolah diberi otoritas untuk mengelola dan menyimpan arsip diterapkan pada organisasi besar.

• Asas gabungan (sentralisasi + desentralisasi)

2. Filing Sistem

Meliputi alphabetis (huruf): nama, subjek, geograf), numerik, dan alfanumerik, kronologis

• Sistem nama abjad → disesuaikan dengan urutan abjad, sistem ini sederhana dan mudah dalam temu balik arsip, pencarian langsung ke tempat penyimpanan.
• Sistem numerik → berdasarkan atas nomer/kode berupa angka.

a.      Serial: sistem numerik langsung > 5 digit

b.      Duplek: tidak berurutan, terminal dan middle digit system

• Sistem geografis → berdasarkan wilayah-wilayah tertentu.
• Sistem subjek → pokok  masalah

3. Sistem pemeliharaan

Adalah upaya untuk memelihara arsip terutama ditujukan untuk melindungi, mengatasi, mengambil tindakan untuk menyelamatkan arsip.

• Preventif conservation (preservasi)
• Currative conservation (konservasi)