PROSEDUR MENGURUS SURAT PENTING MASUK

1.         Penerima Surat

Tugas penerima surat adalah:

a.     Menerima surat dari pos, memeriksa kebenaran alamatnya. Surat yang salah alamat segera dikembalikan kepada pengirim.

b.      Memisah-misahkan surat berdasarkan alamat yang dituju (unit pengolah/nama pejabat).

c.       Mengelompokkan surat terbuka dan surat tertutup.

d.   Membuka surat dan memeriksa kelengkapannya (bila ada lampirannya). Bila lampiran tidak lengkap, buat catatan seperlunya.

e.      Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima, di balik surat atau sampul surat untuk surat tertutup.

2.       Pencatat surat

Tugas pencatat surat adalah:

a.      Mencatat surat penting pada kartu kendali. Jumlah kartu kendali yang digunakan sesuai dengan kebutuhan, sebanyak-banyaknya rangkap 3 dengan warna yang berbeda untuk memudahkan pengendalian.

Misalnya :

§         Putih (lembar 1) untuk penerima/pencatat surat

§         Kuning (lembar II) untuk pengarah surat

§         Merah (lembar III) untuk penata arsip

b.   Mengisi kolom kode, masalah/indeks serta pengolah pada kartu kendali (dapat dikosongkan untuk kemudian diisi oleh pengarah).

c.       Meneruskan surat beserta 3 kartu kendali kepada pengarah surat.

3.       Pengarah/pengendali surat

Pengarah surat menentukan ke mana surat akan disampaikan. Surat yang disampai kepada pimpinan tertinggi, adalah surat yang berisi masalah yang berkenaan dengan kebijaksanaan dan hal lain yang menentukan oleh pimpinan. Surat yang berkenaan dengan pekerjaan yang sifatnya rutin disampaikan langsung kepada pengolah.

Tugas pengarah/pengendali surat adalah:

1. Menerima surat penting beserta 3 lembar kartu kendali (dari pencatat surat)
2. Memeriksa kebenaran pengisian kartu kendali, dan mengisi kolom.
3. Surat beserta kartu kendali (kuning dan merah lembar II dan III) diteruskan ke unit pengolah.
4. Kartu kendali putih (lembar 1) disimpan oleh pengarah dalam kotak kartu kendali sebagai alat pengendali surat.

#kartu kendali (putih/lembar 1) setelah dikumpulkan selama 1 tahun, dijilid dan fungsinya sebagai “buku agenda” dalam sistem lama.

4.       Unit Pengolah (unit kerja)

Pada unit pengolah terdapat 3 pembagian, yaitu:

1. Pimpinan unit pengolah.
2. Tata usaha unit pengolah.
3. Pengolah surat/pelaksana sesuai dengan disposisi pimpinan.

Tugas unit pengolah adalah:

1. Menerima surat beserta kartu kendali (kuning dan merah/lembar II dan III)
2. Kartu kendali tersebut (2 lembar) diparaf. Kartu kendali kuning/lembar II dikembalikan ke penata surat (setelah dilihat parafnya oleh pengarah surat).
3. Kartu kendali (merah/lembar III) disimpan untuk sementara oleh tata usaha unit pengolah, kemudian surat yang telah dilengkapi lembar disposisi rangkap 2 diserahkan kepada pimpinan unit pengolah untuk dimintakan disposisi dari pimpinan.

 Tugas pimpinan unit pengolah:

1. Menulis disposisi/instruksi pada lembar disposisi yang telah disediakan oleh tata usaha unit pengolah.
2. Mengembalikan surat dan kartu kendali serta lembar disposisi yang telah diisi disposisinya oleh pimpinan ke tata usaha.
3. Petugas tata usaha menyampaikan surat dan lembar disposisi (lembar 1) pada pengolah/pelaksana untuk memproses surat sesuai dengan disposisi.

Tugas pengolah/pelaksana adalah:

1. Menerima surat, beserta lembar disposisi (lembar 1) yang telah ada disposisi pimpinan, dari tata usaha unit pengolah, kemudian memproses/melaksanakan tugasnya sesuai instruksi pimpinan yang terdapat pada lembar disposisi.
2. Setelah selesai memproses surat tersebut, pengolah mengembalikan surat ke tata usaha unit pengolah.
3. Surat disampaikan pada penata arsip untuk disimpan.
4. Kartu kendali (merah/lembar ke 3) ditukar dengan kartu kendali (kuning/lembar 2 di penata surat), sebagai tanda bahwa surat telah selesai diproses dan telah dikembalikan pada penata arsip.

    

# kartu kendali disimpan pada kotak kartu kendali # lembar disposisi disimpan pada kotak disposisi (sebagai alat kontrol), bila surat telah selesai diproses oleh pengolah.

MANAJEMEN FILM/VIDEO

a.       Seleksi : memisahkan antara arsip film/video yang tidak diolah

Yang tidak diolah : fisik, sound, dan image rusak

b.      Identifikasi  pendataan fisik dan pendataan informasi

c.      Technical handling: fisik

Intelectual handling : mendengarkan dan melihat melalui proyektor

d.      Hasil yang diidentifikasi berupa data-data yang tertuang dalam kartu identifikasi

e.      Film/video yang sudah diidentifikasi diberi nomor sementara di pojok kanan atas, menulis inisial nama pengidentifikasi dan urut pengerjaan

Pengelompokkan dan penomoran (labeling)

a.       Jika sudah diidentifikasi dikelompokkan berdasarkan skema pengaturan melalui manuver kartu identifikasi

b.      Skema pengaturan disusun berdasarkan jenisnya diikuti masing-masing yang  terdiri atas: pokok masalah, sub masalah, dan sub sub masalah. Contoh: klasifikasi.

c.      Manuver kartu identifikasi merupakan proses pengurutan kartu identifikasi berdasar skema. Kegiatan ini dilakukan dengan cara memanggil tiap item skema secara urut diikuti pengumpulan dan penataan kartu secara kronologis.

d.      Penomoran/pengkodean

FA             : Film

FV             : Video

FC             : CD/DVD

FA/AF. AK.2/1

FA : Arsip Film

AF : Arts (pokok masalah)

AK: Tari Kraton

      2        : Tari Bedoyo Ketawang

1    : Nomor urut (pada item bedoyo ketawang)

PROSEDUR KEARSIPAN

A.   PROSEDUR PENCATATAN DAN PENDISTRIBUSIAN

1.      Prosedur Buku Agenda

      Buku agenda digunakan untuk sebagai alat bantu untuk mencari surat disimpan di file. Ada 3 jenis format buku agenda:

a.      Buku agenda tunggal                  : yaitu buku agenda yang memuat daftar surat masuk sekaligus surat keluar dalam suatu format.

b.      Buku agenda berpasangan         : yaitu buku agenda yang lembar kanan untuk surat masuk dan sebelah kiri untuk surat keluar.

c.       Buku agenda kembar                 : yaitu dengan menyediakan 2 buku, satu buku untuk surat masuk dan satu buku untuk surat keluar.

Apabila kita menggunakan buku agenda sebagai alat pencatatan, maka kita memerlukan Lembar Disposisi sebagai alat pengendalian dalam distribusi penyelesaian suatu dokumen.

RECORDS CONTINUUM MODEL

Public service: sudah diterapkan diberbagai negara.

RCM (Records Continuum Models), Kennedy Schauder adalah suatu model pengelolaan arsip dengan pengendalian yang jelas sejak arsip tercipta sampai dapat diakses publik/publikasikan.

Perspektif dalam records continuum model adalah sebagai berikut.

a.      Current recordkeeping: memandang apa yang harus dilakukan untuk menangkap (to capture) atau create arsip sehingga dapat ditemukan kembali.

b.    Regulatory recordkeeping: memandang bagaimana arsip diawasi, distandarisasikan, dikontrol dan diawasi.

c.  Historical recordkeeping: memelihara dan mengelola nilai yang terkandung dalam arsip sepanjang waktu.

• Keberadaan arsip berdasarkan records continuum model pada tahap penciptaan mempunyai nilai guna primer dan nilai guna sekunder.

• RCM  gabungan dari RM dan AM. Pada model RCM mengenal tahapan seperti pada life cycle namun hanya sebagai titik acuan.

Poros RCM:

•  Poros identitas :     aktor, unit kerja, organisasi, dan institusi.

Merupakan identitas asal usul struktural serta otoritas dan tanggung jawab lembaga pencipta arsip dan pengguna.

•  Poros kebuktian (evidential):  representaional trace, evidence, memori individu/organisasi, memori kolektif. Merupakan tanda kebuktian suatu aktivitas.

• Poros transactional (transaksi): Menjelaskan tentang act (aksi), aktivitas, tujuan dan fungsi.

• Poros recordkeeping                  : penyimpanan rekaman informasi terdiri dokumen, records, archive, dan archives.

Setiap poros terdiri atas 4 koordinat yang dapat dihubungkan secara dimensional. Penjelasan gambar:

•  Dimensi 1 create                         : Pelaku (aktor) mempunyai dokumen sebagai tanda atau berkas untuk melakukan suatu kegiatan.

• Dimensi 2 Capturing                  : Penciptaan dokumen oleh suatu unit yang mendukung kebuktian suatu aktivitas.

• Dimensi 3 organizing                  : Pengorganisasian recordkeeping untuk menyusun arsip statis yang berfungsi sebagai memori organisasi/individu.

•  Dimensi 4 pluralise                     :  menjelaskan arsip sebagai memori kolektif untuk tujuan sosial dalam suatu institusi.

PERSAMAAN RECORDS MANAGER, ARCHIEVE MANAGER, DAN RECORDS CONTINUUM MODELS

§         Sama-sama mengelola arsip tekstual.

§         Terhadap siklus life cycle of records.

PERBEDAAN RECORDS MANAGER, ARCHIEVE MANAGER, DAN RECORDS CONTINUUM MODELS

NO	RM	AM	RCM
1.	life cycle of records: §         creation §         use dan maintenance §         disposal	life cycle of records: §         akusisi §         deskripsi §         preservasi §         konservasi §         pelayanan informasi §         penyedia layanan publik	gabungan dari RM dan AM
2.	mengelola arsip dinamis aktif dan inaktif	mengelola arsip statis	mengelola arsip secara integral (menyeluruh) tanpa memisahkan
3.	bisa memiliki nilai sekunder bisa tidak	hanya memiliki nilai sekunder	pada tahap penciptaan mempunyai nilai guna primer dan sekunder
4.	mengelola arsip tekstual dinamis aktif dan tekstual dinamis inaktif	mengelola arsip tekstual statis	mengelola arsip elektronik dan tekstual
5.	orang yang ahli arsip dinamis disebut records manager	orang yang ahli arsip statis adalah archivist	Ahli 90keduanya disebut arsiparis (Indonesia)

ARCHIEVE MANAGEMENT

Adalah operasional arsip statis yaitu melaksanakan fungsi-fungsi manajemen arsip statis (archieve management/archives administration)

Manajemen arsip statis meliputi:

1.         akusisi dan records appraisal

2.       description

3.       preventive conservation

4.       curative conservation

5.       information service (layanan informasi)

6.       sources publications

Tujuannya adalah menata, merawat, dan memelihara arsip-arsip statis untuk dapat ditemukan kembali dan memberikan layanan informasi pada pengguna arsip.

1.         Akusisi

§         Adalah upaya menambah dan mengembangkan koleksi khasanah arsip yang diterima melalui donasi, transfer, pembelian, dan peminjaman.

§         Masih aktif dilakukan

§         Bisa aktif dan pasif. Aktif jika proses dan prosedur penyusutan dari unit-unit kerja tidak berjalan sempurna. Pasif jika hanya terlibat dalam evaluasi pada arsip yang diserahkan pada unit kerja.

§         Unsur yang terpenting dalam akusisi adalah penilaian. Didasarkan pada nilai administrasi, keuangan, hukum, evidential (bukti), dan informasi.

§         Proses penilaian 2 tahap: tahap seleksi arsip dan penentuan penilaian arsip.

Tahap seleksi yaitu upaya identifikasi jenis-jenis arsip dan media arsip.

Tahap penilaian arsip: nilai evidential dan informasional

2.       Pengelolaan arsip

§         Melakukan inventarisasi arsip untuk membuat jalan masuk bagi temu balik.

§         Prinsip inventarisasi:

1.         Asal usul (principle of provenance)

Dikelola berdasarkan lembaga penciptanya.

2.       Aturan Asli (principal of original order)

Tetap mempertahankan aturan pemberkasan pada saat dinamis.

Misal: sistem pemberkasan secara kronologis ketika inaktif juga harus kronologis.

3.       Deskripsi

Dapat dilakukan untuk arsip yang lengkap dan tertata. Jika lepas dan tidak utuh dilakukan per lembar.

4.       Preservasi dan Konservasi

Tujuannya:

1. Menyelamatkan arsip statis baik penyelamatan fisik maupun informasi.
2. Upaya memperpanjang umur arsip.
3. Restorasi

§         Preservasi

a.      Membersihkan debu secara periodik.

b.      Fumigasi (pengasapan tujuannya untuk mencegah, mengobati, dan melestarikan bahan arsip).

c.        Deadifikasi kertas (menetralkan kertas dari asam [bahan penahan/buffer]).

§         Konservasi

a.      Tambal menyambung bahan arsip

b.      Laminasi

c.        Enkapulasi (bahan pelindung)

d.      Alih media

5.       Layanan

Layanan, penggunaan, tujuan akhir dari program informasional pengelolaan arsip statis. layanan pengguna: informasi, publikasi naskah sumber, dan program pendidikan.

SISTEM KEARSIPAN

Konsep Sistem Kearsipan

• Sistem kearsipan adalah rangkaian subsistem secara keseluruhan dalam manajemen kearsipan, yang bekerja sama  untuk mencapai tujuan agar tertata.

• Manajemen kearsipan adalah merencanakan, mengorganisasi, melaksanakan, dan mengontrol siklus hidup arsip.

Macam sistem Kearsipan:

1.        Verbal: laporan secara lisan pada rapat umum

2.       Agenda: surat masuk dan surat keluar ditulis di buku agenda.

3.       Kaulbach: surat masuk dan surat keluar ditulis di kartu korespondensi.

4.      Tata naskah: sistem administrasi dalam menyusun data mengenai  segi tertentu ditulis secara kronologis  dalam semua berkas.

5.     Kearsipan Pola Baru: menggunakan kartu kendali, meliputi pengurusan surat, kode klasifikasi, indeks,  tunjuk silang, penataan berkas, temu balik arsip, dan penyusutan arsip.

6.   Kearsipan Nasional: membentuk pola hubungan berkelanjutan, pembercayaan masyarakat, alih media.

Sistem Pemberkasan (Filing Sistem)

(lihat pada life cycle)

Asas Pengorganisasian

(lihat pada life cycle)

Konsep prinsip kearsipan

1.         Asal usul (principle of provenance)

Tidak boleh dicampur harus diketahui asal usul.

2.       Aturan Asli (principal of original order)

Tetap mempertahankan aturan pemberkasan pada saat aktif.

Misal: sistem pemberkasan secara kronologis ketika inaktif juga harus kronologis.