PROSEDUR KEARSIPAN

A.   PROSEDUR PENCATATAN DAN PENDISTRIBUSIAN

1.      Prosedur Buku Agenda

      Buku agenda digunakan untuk sebagai alat bantu untuk mencari surat disimpan di file. Ada 3 jenis format buku agenda:

a.      Buku agenda tunggal                  : yaitu buku agenda yang memuat daftar surat masuk sekaligus surat keluar dalam suatu format.

b.      Buku agenda berpasangan         : yaitu buku agenda yang lembar kanan untuk surat masuk dan sebelah kiri untuk surat keluar.

c.       Buku agenda kembar                 : yaitu dengan menyediakan 2 buku, satu buku untuk surat masuk dan satu buku untuk surat keluar.

Apabila kita menggunakan buku agenda sebagai alat pencatatan, maka kita memerlukan Lembar Disposisi sebagai alat pengendalian dalam distribusi penyelesaian suatu dokumen.

RECORDS CONTINUUM MODEL

Public service: sudah diterapkan diberbagai negara.

RCM (Records Continuum Models), Kennedy Schauder adalah suatu model pengelolaan arsip dengan pengendalian yang jelas sejak arsip tercipta sampai dapat diakses publik/publikasikan.

Perspektif dalam records continuum model adalah sebagai berikut.

a.      Current recordkeeping: memandang apa yang harus dilakukan untuk menangkap (to capture) atau create arsip sehingga dapat ditemukan kembali.

b.    Regulatory recordkeeping: memandang bagaimana arsip diawasi, distandarisasikan, dikontrol dan diawasi.

c.  Historical recordkeeping: memelihara dan mengelola nilai yang terkandung dalam arsip sepanjang waktu.

• Keberadaan arsip berdasarkan records continuum model pada tahap penciptaan mempunyai nilai guna primer dan nilai guna sekunder.

• RCM  gabungan dari RM dan AM. Pada model RCM mengenal tahapan seperti pada life cycle namun hanya sebagai titik acuan.

Poros RCM:

•  Poros identitas :     aktor, unit kerja, organisasi, dan institusi.

Merupakan identitas asal usul struktural serta otoritas dan tanggung jawab lembaga pencipta arsip dan pengguna.

•  Poros kebuktian (evidential):  representaional trace, evidence, memori individu/organisasi, memori kolektif. Merupakan tanda kebuktian suatu aktivitas.

• Poros transactional (transaksi): Menjelaskan tentang act (aksi), aktivitas, tujuan dan fungsi.

• Poros recordkeeping                  : penyimpanan rekaman informasi terdiri dokumen, records, archive, dan archives.

Setiap poros terdiri atas 4 koordinat yang dapat dihubungkan secara dimensional. Penjelasan gambar:

•  Dimensi 1 create                         : Pelaku (aktor) mempunyai dokumen sebagai tanda atau berkas untuk melakukan suatu kegiatan.

• Dimensi 2 Capturing                  : Penciptaan dokumen oleh suatu unit yang mendukung kebuktian suatu aktivitas.

• Dimensi 3 organizing                  : Pengorganisasian recordkeeping untuk menyusun arsip statis yang berfungsi sebagai memori organisasi/individu.

•  Dimensi 4 pluralise                     :  menjelaskan arsip sebagai memori kolektif untuk tujuan sosial dalam suatu institusi.

PERSAMAAN RECORDS MANAGER, ARCHIEVE MANAGER, DAN RECORDS CONTINUUM MODELS

§         Sama-sama mengelola arsip tekstual.

§         Terhadap siklus life cycle of records.

PERBEDAAN RECORDS MANAGER, ARCHIEVE MANAGER, DAN RECORDS CONTINUUM MODELS

NO	RM	AM	RCM
1.	life cycle of records: §         creation §         use dan maintenance §         disposal	life cycle of records: §         akusisi §         deskripsi §         preservasi §         konservasi §         pelayanan informasi §         penyedia layanan publik	gabungan dari RM dan AM
2.	mengelola arsip dinamis aktif dan inaktif	mengelola arsip statis	mengelola arsip secara integral (menyeluruh) tanpa memisahkan
3.	bisa memiliki nilai sekunder bisa tidak	hanya memiliki nilai sekunder	pada tahap penciptaan mempunyai nilai guna primer dan sekunder
4.	mengelola arsip tekstual dinamis aktif dan tekstual dinamis inaktif	mengelola arsip tekstual statis	mengelola arsip elektronik dan tekstual
5.	orang yang ahli arsip dinamis disebut records manager	orang yang ahli arsip statis adalah archivist	Ahli 90keduanya disebut arsiparis (Indonesia)

ARCHIEVE MANAGEMENT

Adalah operasional arsip statis yaitu melaksanakan fungsi-fungsi manajemen arsip statis (archieve management/archives administration)

Manajemen arsip statis meliputi:

1.         akusisi dan records appraisal

2.       description

3.       preventive conservation

4.       curative conservation

5.       information service (layanan informasi)

6.       sources publications

Tujuannya adalah menata, merawat, dan memelihara arsip-arsip statis untuk dapat ditemukan kembali dan memberikan layanan informasi pada pengguna arsip.

1.         Akusisi

§         Adalah upaya menambah dan mengembangkan koleksi khasanah arsip yang diterima melalui donasi, transfer, pembelian, dan peminjaman.

§         Masih aktif dilakukan

§         Bisa aktif dan pasif. Aktif jika proses dan prosedur penyusutan dari unit-unit kerja tidak berjalan sempurna. Pasif jika hanya terlibat dalam evaluasi pada arsip yang diserahkan pada unit kerja.

§         Unsur yang terpenting dalam akusisi adalah penilaian. Didasarkan pada nilai administrasi, keuangan, hukum, evidential (bukti), dan informasi.

§         Proses penilaian 2 tahap: tahap seleksi arsip dan penentuan penilaian arsip.

Tahap seleksi yaitu upaya identifikasi jenis-jenis arsip dan media arsip.

Tahap penilaian arsip: nilai evidential dan informasional

2.       Pengelolaan arsip

§         Melakukan inventarisasi arsip untuk membuat jalan masuk bagi temu balik.

§         Prinsip inventarisasi:

1.         Asal usul (principle of provenance)

Dikelola berdasarkan lembaga penciptanya.

2.       Aturan Asli (principal of original order)

Tetap mempertahankan aturan pemberkasan pada saat dinamis.

Misal: sistem pemberkasan secara kronologis ketika inaktif juga harus kronologis.

3.       Deskripsi

Dapat dilakukan untuk arsip yang lengkap dan tertata. Jika lepas dan tidak utuh dilakukan per lembar.

4.       Preservasi dan Konservasi

Tujuannya:

1. Menyelamatkan arsip statis baik penyelamatan fisik maupun informasi.
2. Upaya memperpanjang umur arsip.
3. Restorasi

§         Preservasi

a.      Membersihkan debu secara periodik.

b.      Fumigasi (pengasapan tujuannya untuk mencegah, mengobati, dan melestarikan bahan arsip).

c.        Deadifikasi kertas (menetralkan kertas dari asam [bahan penahan/buffer]).

§         Konservasi

a.      Tambal menyambung bahan arsip

b.      Laminasi

c.        Enkapulasi (bahan pelindung)

d.      Alih media

5.       Layanan

Layanan, penggunaan, tujuan akhir dari program informasional pengelolaan arsip statis. layanan pengguna: informasi, publikasi naskah sumber, dan program pendidikan.

SISTEM KEARSIPAN

Konsep Sistem Kearsipan

• Sistem kearsipan adalah rangkaian subsistem secara keseluruhan dalam manajemen kearsipan, yang bekerja sama  untuk mencapai tujuan agar tertata.

• Manajemen kearsipan adalah merencanakan, mengorganisasi, melaksanakan, dan mengontrol siklus hidup arsip.

Macam sistem Kearsipan:

1.        Verbal: laporan secara lisan pada rapat umum

2.       Agenda: surat masuk dan surat keluar ditulis di buku agenda.

3.       Kaulbach: surat masuk dan surat keluar ditulis di kartu korespondensi.

4.      Tata naskah: sistem administrasi dalam menyusun data mengenai  segi tertentu ditulis secara kronologis  dalam semua berkas.

5.     Kearsipan Pola Baru: menggunakan kartu kendali, meliputi pengurusan surat, kode klasifikasi, indeks,  tunjuk silang, penataan berkas, temu balik arsip, dan penyusutan arsip.

6.   Kearsipan Nasional: membentuk pola hubungan berkelanjutan, pembercayaan masyarakat, alih media.

Sistem Pemberkasan (Filing Sistem)

(lihat pada life cycle)

Asas Pengorganisasian

(lihat pada life cycle)

Konsep prinsip kearsipan

1.         Asal usul (principle of provenance)

Tidak boleh dicampur harus diketahui asal usul.

2.       Aturan Asli (principal of original order)

Tetap mempertahankan aturan pemberkasan pada saat aktif.

Misal: sistem pemberkasan secara kronologis ketika inaktif juga harus kronologis.

KONSEP DAUR HIDUP ARSIP (Life Cycle of Records)

Records manajemen : records manager

Menurut (Robek dkk, 1987) aplikasi kontrol yang sistematis dan ilmiah terhadap informasi terekam yang dibutuhkan organisasi.

Pelaksanaan fungsi manajemen dalam rangka mengelola keseluruhan daur hidup arsip.

Adalah suatu sistem yang terdiri atas subsistem-subsistem :

1.      Tahap penciptaan (creations) lahirnya active records

a.      Manajemen formulir (Tata Naskah Dinas)
      Dirancang untuk pengumpulan dan distribusi secara efisien (Ricks, 1992:358). Fungsi tata naskah dinas:

• Instrumen penting organisasi dan transmisi data
• Pengumpulan dan pemindahan data
• Alat penting menciptakan dokumen

b.      Manajemen orespondensi (correspondence management, tata persuratan, mail handling) 
      Meliputi merancang, mengatur bentuk, sistematika, susunan, ukuran kualitas.

c.        Manajemen laporan, 
       Meliputi:

•  Menginformasikan fakta
• Naskah laporan: didistribusikan secara cepat dan tepat
• Memberi batas-batas  sistematis di dalam menyusun dan merancang suatu laporan: bahasa, materi, format.

2.       Penggunaan dan pemeliharaan (use and maintenance)

Meliputi:

Pengurusan surat (kegiatan menerima, pengarahan/penilaian, pencatatan).

Pengelolaan surat (distribusi informasi)

APA ITU ARSIP??

 KONSEP DASAR ARSIP

Pengertian Arsip

Etimologi         : Arch → Archeon (bangunan) → Archif → Arsip

Terminologi     : Recorded Informations

                          Informasi terekam dalam bentuk apapun dalam suatu aktivitas

Pengertian Arsip menurut Undang-undang 43 Tahun 2009

• Arsip → rekamana informasi dalam berbagai bentuk sesuai perkembangan teknologi yang diterima lembaga, perorangan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan dalam kehidupan berbangsa dan bernegara.
• Arsip dinamis → arsip yang digunakan secara langsung dalam penciptaan arsip dan disimpan pada jangka waktu tertentu.
• Arsip dinamis aktif → arsip yang frekuensi penggunaannya masih terus menerus
• Arsip dinamis inaktif → arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun
• Arsip vital  → arsip yang keberadaannya merupakan suatu prasyarat bagi kelangsungan pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan bila rusak.

• Arsip statis → arsip yang dihasilkan pencipta arsip dan mempunyai nilai kesejarahan yang telah habis  retensinya dan berketerangan dipermanenkan dan telah diverfikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI/Lembaga Kearsipan.
• Arsip terjaga → arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan keberlangsungan suatu negara.
• Arsip umum → Yang tidak termasuk kategori arsip terjaga

ERUPTION MERAPI

Merapi eruption that occurred on October 26, 2010 has left a deep sorrow. Grief is felt not only because of destruction of property and livestock, but rather the loss of a beloved family member. Lost treasures nothing compared to losing loved ones, because the property when it has gone back to look for, but not on someone's life.