SISTEM KEARSIPAN

Konsep Sistem Kearsipan

• Sistem kearsipan adalah rangkaian subsistem secara keseluruhan dalam manajemen kearsipan, yang bekerja sama  untuk mencapai tujuan agar tertata.

• Manajemen kearsipan adalah merencanakan, mengorganisasi, melaksanakan, dan mengontrol siklus hidup arsip.

Macam sistem Kearsipan:

1.        Verbal: laporan secara lisan pada rapat umum

2.       Agenda: surat masuk dan surat keluar ditulis di buku agenda.

3.       Kaulbach: surat masuk dan surat keluar ditulis di kartu korespondensi.

4.      Tata naskah: sistem administrasi dalam menyusun data mengenai  segi tertentu ditulis secara kronologis  dalam semua berkas.

5.     Kearsipan Pola Baru: menggunakan kartu kendali, meliputi pengurusan surat, kode klasifikasi, indeks,  tunjuk silang, penataan berkas, temu balik arsip, dan penyusutan arsip.

6.   Kearsipan Nasional: membentuk pola hubungan berkelanjutan, pembercayaan masyarakat, alih media.

Sistem Pemberkasan (Filing Sistem)

(lihat pada life cycle)

Asas Pengorganisasian

(lihat pada life cycle)

Konsep prinsip kearsipan

1.         Asal usul (principle of provenance)

Tidak boleh dicampur harus diketahui asal usul.

2.       Aturan Asli (principal of original order)

Tetap mempertahankan aturan pemberkasan pada saat aktif.

Misal: sistem pemberkasan secara kronologis ketika inaktif juga harus kronologis.

KONSEP DAUR HIDUP ARSIP (Life Cycle of Records)

Records manajemen : records manager

Menurut (Robek dkk, 1987) aplikasi kontrol yang sistematis dan ilmiah terhadap informasi terekam yang dibutuhkan organisasi.

Pelaksanaan fungsi manajemen dalam rangka mengelola keseluruhan daur hidup arsip.

Adalah suatu sistem yang terdiri atas subsistem-subsistem :

1.      Tahap penciptaan (creations) lahirnya active records

a.      Manajemen formulir (Tata Naskah Dinas)
      Dirancang untuk pengumpulan dan distribusi secara efisien (Ricks, 1992:358). Fungsi tata naskah dinas:

• Instrumen penting organisasi dan transmisi data
• Pengumpulan dan pemindahan data
• Alat penting menciptakan dokumen

b.      Manajemen orespondensi (correspondence management, tata persuratan, mail handling) 
      Meliputi merancang, mengatur bentuk, sistematika, susunan, ukuran kualitas.

c.        Manajemen laporan, 
       Meliputi:

•  Menginformasikan fakta
• Naskah laporan: didistribusikan secara cepat dan tepat
• Memberi batas-batas  sistematis di dalam menyusun dan merancang suatu laporan: bahasa, materi, format.

2.       Penggunaan dan pemeliharaan (use and maintenance)

Meliputi:

Pengurusan surat (kegiatan menerima, pengarahan/penilaian, pencatatan).

Pengelolaan surat (distribusi informasi)

APA ITU ARSIP??

 KONSEP DASAR ARSIP

Pengertian Arsip

Etimologi         : Arch → Archeon (bangunan) → Archif → Arsip

Terminologi     : Recorded Informations

                          Informasi terekam dalam bentuk apapun dalam suatu aktivitas

Pengertian Arsip menurut Undang-undang 43 Tahun 2009

• Arsip → rekamana informasi dalam berbagai bentuk sesuai perkembangan teknologi yang diterima lembaga, perorangan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan dalam kehidupan berbangsa dan bernegara.
• Arsip dinamis → arsip yang digunakan secara langsung dalam penciptaan arsip dan disimpan pada jangka waktu tertentu.
• Arsip dinamis aktif → arsip yang frekuensi penggunaannya masih terus menerus
• Arsip dinamis inaktif → arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun
• Arsip vital  → arsip yang keberadaannya merupakan suatu prasyarat bagi kelangsungan pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan bila rusak.

• Arsip statis → arsip yang dihasilkan pencipta arsip dan mempunyai nilai kesejarahan yang telah habis  retensinya dan berketerangan dipermanenkan dan telah diverfikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI/Lembaga Kearsipan.
• Arsip terjaga → arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan keberlangsungan suatu negara.
• Arsip umum → Yang tidak termasuk kategori arsip terjaga

ERUPTION MERAPI

Merapi eruption that occurred on October 26, 2010 has left a deep sorrow. Grief is felt not only because of destruction of property and livestock, but rather the loss of a beloved family member. Lost treasures nothing compared to losing loved ones, because the property when it has gone back to look for, but not on someone's life.

LUMPUR LAPINDO

Chronology of eruptions of mud in Sidoarjo:
01. June 5, 2006, hot mud flow extends to cover the rice field area of more than 12 hectares are included in the Village area and Jatirejo Renokenongo. As a result of this incident was reported trees and plants around the location of the stagnant like sengon trees, bananas, and bamboo and reed grass starts to dry. The amount of mud flow coming out from the bowels of the earth also cause mud slightly higher elevation than the road toll Surabaya-Gempol Kilometer 38. From this incident, some residents Siring Tangunan Hamlet and Hamlet Renomencil numbered 188 or 725 families forced to flee to the Soul Village Hall and New Market Renokenongo Porong.

CORRUPTION

Corruption
Thesis
(Announcement of issue concern)

Do you know what the meaning of corruption is? What is the relation between money and corruption? Well, corruption is common everywhere in the world, even in the United States. It’s just a matter of intensity. However, it is quite shocking when one reliable survey claims Jakarta as the most corrupt place in Indonesia.

Argument 1

The survey has made me sad, actually, because I stay and earn a living here in the capital. As most people know, Tanjung Priok port smuggling is not a new thing at all. Entrepreneurs who want to minimize their tax payments tend to do such a thing more often. They even bribe the officials.

Remidial test

Passive Voice
1. This test should not done if they study diligently
2. The English remedial is being joined once again
3. Has the new blog been written address correctly ?
4. Was not direct questions asked clearly to Mr T before the test ?
5. Will you be waiting for them tomorrow evening ?
6. They have been ever told how to behave
7. a. The truth about the next project is not told
b. You are not told the truth about the next project
8. a. He was asked many questions during the interrogation
b. Many questions during the interrogation were asked

Active Voice
1. The students must close all notes books immediately
2. Do they going to watch the television all day ?
3. He should not fool us if we believed in you
4. The teacher told Gilang to cut his long hair
5. The students does not do the remedial test easily